Passer sa flotte à l'électrique ne se résume pas à remplacer un véhicule thermique par un véhicule électrique. Recharge, supervision,  formation, maintenance, c’est tout un écosystème qu’il faut construire, en collaboration avec une multitude d’acteurs extérieurs à l’entreprise. Pour un gestionnaire de flotte qui découvre le sujet, il peut être difficile de s’y retrouver et de savoir concrètement qui appeler, quand et pourquoi.  Ce guide précise ainsi pour chaque phase du projet, l'acteur externe à contacter, la raison de le solliciter, et ce qu'il faut obtenir de cet échange.

L'essentiel en 30 secondes

Étape 1 : Vérifier les normes et la réglementation qui s’appliquent à l’entreprise

La première étape consiste à déterminer à quelles obligations légales l’entreprise est soumise.

• Ce qu'il faut faire : identifier les textes qui s'appliquent à votre entreprise. Ce peut être la norme électrique NF C 15-100, la LOM (si votre flotte compte plus de 100 véhicules), les obligations d'accessibilité PMR, ou encore la réglementation incendie relative aux parkings.

• Acteur à contacter : un bureau de contrôle ou, pour des projets d'infrastructure lourde comme des aménagements de parking, les services d'urbanisme de la mairie voire la DREAL.

• À faire avec lui : lui demander de vous décliner ce qui est obligatoire, ce qui est recommandé, ce qui est soumis à autorisation (permis de construire, déclaration préalable de travaux).

Étape 2 : Définir ses objectifs en matière d’électrification 

Avant de se lancer dans l’électrification, il peut être utile de faire auditer sa situation pour définir des objectifs cohérents. 

• Ce qu'il faut faire : évaluer le parc existant (type et nombre de véhicules), les flux de déplacement, et fixer un objectif chiffré de verdissement de la flotte en nombre de véhicules ou pourcentage de flotte. 

• Acteur à contacter : un consultant en mobilité ou un expert indépendant en flotte électrique d’entreprise.

• À faire avec lui : élaborer un plan de passage à l’électrique personnalisé, adapté à votre flotte et à vos déplacements. 

Étape 3 : Cartographier ses besoins réels (usages, kilométrage, sites)

Cette partie est en grande partie interne mais elle peut s’appuyer sur des données externes à l’entreprise. 

• Ce qu'il faut faire : recenser, poste par poste, les distances parcourues, les temps de pause, les sites de stationnement (siège, domicile des salariés, clients), pour identifier quels véhicules et quels usages sont compatibles avec l'électrique.

• Acteur à contacter : les services techniques des constructeurs automobiles.

• À faire avec lui : obtenir les fiches d'autonomie réelle à grande vitesse sur l'autoroute ou à vitesse moyenne en ville, selon vos usages.  

Étape 4 : Financer et acquérir les véhicules électriques

Une fois les besoins identifiés, il faut arbitrer entre achat, LOA et LLD, et sécuriser les aides disponibles.

• Ce qu'il faut faire : comparer les grilles tarifaires des véhicules électriques, arbitrer entre achat, LOA (location avec option d'achat) et LLD (location longue durée), et monter les dossiers de subvention.

• Acteurs à contacter : constructeurs automobiles, concessionnaires et loueurs longue durée (LLD).

• À faire avec eux : négocier les conditions et vérifier votre éligibilité aux avantages fiscaux liés au verdissement d’une flotte d’entreprise. 

Étape 5 : Choisir et acheter les bornes de recharge adaptées

Le choix du matériel de recharge est une décision technique à part entière, distincte de l'achat des véhicules.

• Ce qu'il faut faire : déterminer la puissance de borne de recharge adaptée à chaque usage (borne AC pour la charge lente/nocturne sur site ou au domicile, borne DC pour charger rapidement des flottes toujours en mouvement), et évaluer le nombre de bornes nécessaires par rapport au nombre de véhicules.

• Acteurs à contacter : fabricants de bornes et installateurs certifiés IRVE, en amont de la pose.

• À faire avec eux : demander un comparatif de solutions en insistant sur la différence entre les bornes AC et DC et sur le load balancing, qui est le système par lequel plusieurs voitures peuvent se recharger en même temps sans faire saturer la puissance de votre compteur électrique. Vérifier la compatibilité des bornes avec l'ensemble des modèles de véhicules de la flotte est aussi indispensable. 

Étape 6 : Réaliser les travaux d'infrastructure et installer les bornes

C'est l'étape physique du chantier, qui conditionne les délais de mise en service.

• Ce qu'il faut faire : faire réaliser le raccordement électrique, le génie civil éventuel (tranchées, gaines) et la pose des bornes, puis leur mise en service.

• Acteurs à contacter : installateurs de bornes certifiés IRVE et, le cas échéant, un CPO (Charge Point Operator) pour la supervision technique.

• À faire avec eux : demander un devis détaillant les travaux nécessaires (génie civil, raccordement), un calendrier précis et les documents obligatoires à conserver (attestation de conformité électrique, certificat IRVE de l'installateur).

Étape 7 : Traiter le cas spécifique de l'habitat collectif

Si vous souhaitez installer des bornes aux domiciles des employés, il faut effectuer des démarches spécifiques si ces derniers habitent en copropriété. 

• Ce qu'il faut faire : faire valoir le droit à la prise pour les salariés en appartement et organiser l'installation d'une solution de recharge individuelle ou collective dans leur immeuble.

• Acteurs à contacter : syndics de copropriété et conseils syndicaux.

• À faire avec eux : déposer la demande d'installation en assemblée générale, en anticipant largement — les délais de validation peuvent aller de 6 mois à 1 an.

• Point de vigilance : ce processus bureaucratique conduit parfois les entreprises à décaler l'électrification des salariés en copropriété en attendant la validation. Anticiper cette démarche dès le lancement du projet permet d'éviter un goulot d'étranglement.

Étape 8 : Déployer les logiciels de supervision et de pilotage de flotte

Sans outil de pilotage, il devient vite impossible de suivre la consommation et la maintenance d’une flotte électrique. 

• Ce qu'il faut faire : mettre en place une plateforme de supervision centralisant les données de charge, de maintenance des véhicules et de fiscalité automobile. 

• Acteurs à contacter : éditeurs de logiciels de gestion de flotte et fournisseurs de solutions télématiques.

• À faire avec eux : définir les indicateurs à suivre en priorité (consommation électrique par véhicule, durée de charge, taux d'utilisation des bornes, ROI de l'électrification) et s'assurer que l'outil peut intégrer les données collectées par les bornes elles-mêmes au quotidien. 

Étape 9 : Organiser la gestion opérationnelle quotidienne

Une fois l'infrastructure en place et le logiciel de supervision opérationnel, il faut mettre la flotte en service. 

• Ce qu'il faut faire : donner accès aux salariés au réseau de recharge public en itinérance et cadrer le remboursement des recharges effectuées à domicile.

• Acteurs à contacter : Mobility Service Providers (MSP), fournisseurs de badges et cartes de recharge universelles.

• À faire avec eux : commander les badges de recharge, fixer des plafonds tarifaires pour éviter les dérives de coût en itinérance (le marché public compte un grand nombre de grilles tarifaires différentes selon les opérateurs), et mettre en place une méthode de déclaration des coûts des recharges à domicile pour assurer les remboursements. 

Étape 10 : Former les équipes et intégrer l’électrification à la démarche RSE

La dernière étape consiste à former les équipes et à mettre en avant cette électrification dans l'image de marque de l'entreprise. 

• Ce qu'il faut faire : former les conducteurs à l'utilisation des bornes, à la gestion de l’autonomie d’un véhicule électrique, et informer les actionnaires de l’électrification de la flotte. 

• Acteurs à contacter : organismes de formation spécialisés en éco-conduite

• À faire avec eux : organiser des sessions de formation à l'utilisation des bornes et à la conduite d'un véhicule électrique, puis valoriser la démarche RSE dans les réponses à appels d'offres et dans la stratégie de communication de l’entreprise. 

Conclusion

La structuration externe est donc vitale pour assurer le succès de tout projet d’électrification de flotte. Mais cette structuration externe ne saurait suffire - s’y ajoute en effet une structuration interne, avec une multitude de Directions différentes impliquées. Pour en savoir plus sur la structuration interne du verdissement d’une flotte, c’est par ici.